Енфорсър ООД
Система за клиентска поддръжка

Често задавани въпроси: Електронно изп.дело
Процес на сканиране на документи с модул Е-дело
Добавено от Георги Иванов на 10 December 2013 11:59 AM

Ежедневната работа в кантората на ЧСИ е свързана с входирането и изходирането на огромен брой  документи на хартиен носител. Основната идея на модула Е-дело е да се оптимизира и автоматизира работния процес в кантората на ЧСИ. От една страна като се избегне процесът по търсене и преглеждане на дадено дело, документ по документ и  от друга, като се избегне процедурата по подпечатване и писане на входящ номер ръчно на всеки документ. Сканирането на документите по изпълнителното дело, дава възможност за бърз преглед на документ във всеки един момент, без да има нужда да се прелиства и рови в папката на  делото страница по страница. Голяма част от канторите на ЧСИ в Европа нямат хартиени носители на изпълнителните дела и работят изцяло с дигитални такива.

Принципът на работа на модула е използването на стандартен баркод, който се залепя на документите. Чрез него системата автоматично разпределя и съхранява сканираните документи по изпълнителните дела, за които се отнасят.

Процеса на работа е следният:

1. При входирането на документ в системата върху хартиения носител трябва да бъде залепен генериран от системата етикет за документа. Този етикет съдържа задължителните реквизити за всеки входящ документ - входящ номер и изп. дело. Също така, този етикет съдържа и баркод за документа. По този начин, ефективно, се премахва нуждата от използването на входящ печат. Документа се поставя във тава със вече входираните за деня документи. 

2. Преди да бъдат разнесени входящите документи за деня по физическите папки, те се сканират (Тези документи вече имат залепен етикет. Могат да се сканират както единични документи, така и групи документи).

3. Със сканирането на документите системата автоматично разпознава чрез баркода за кое дело се отнасят сканираните документи. 

4. В системата Енфорсър се преглежда списъка от сканираните документи и се потвърждава операцията.

5. Системата автоматично разпределя и архивира документи по съответните дела във фонов режим.

6. След завършване на тази операция документите са достъпни за преглед от системата.

Процесът по разпределяне на документите по дела е напълно автоматизиран. Сканирането позволява, съхраняването на голям брой електронни документи да стане за няколко минути, в зависимост от възможностите на сканиращото устройство. Това прави работата с модула бърза, лесна и много ефективна. След като документите бъдат разнесени по делата, тяхното преглеждане се осъществява само с един бутон през самата система (няма достъп до външни папки, устройства и т.н.).

 

Основни принципи на работа на системата:

  1. Генериране на входящ документ  и баркод от системата. 

за целта се използва Баркод етикетен принтер.

Фиг.2 Zebra GC420T

 

2. Прикрепяне на генерирания баркод към документа.

Фиг.3

При изходиране на документ от системата тя автоматично генерира  баркод  в секцията "Адресат" (фиг.1).


Фиг.1

Фиг.1 – баркод в бланки

 

3. Сканиране на документа.

  Сканиращото устройство сканира документа (документите), и ги записва в специална споделена папка на системата Енфорсър.

 

4. Преглед и потвърждаване на документите

 Сканираните документи се преглеждат за грешки и се потвърждават за автоматична обработка. След потвърждението системата ги обработва и разнася по изпълнителните дела.

 

 Основните технически средства, необходими за работата на този модул са:

  • Скенер – скенерът трябва да може да сканира цветно, двустранно при минимум 300dpi резолюция, както и в компресия JPEG. Освен това трябва да има начин сканираните документи да бъдат бързо и лесно записвани в споделна папка по мрежата. След като тествахме различни скенери се спряхме на няколко модела, които могат да бъдат използвани и които препоръчваме. Препоръчваме Document Reader DR M160 (±1300лв. с ДДС) със скорост 40стр. в минута. Разбира се, препоръчваме закупуването и на по-висок клас скенери от тези стига бюджетът на ЧСИ да позволява това. Колкото по-голям клас е скенерът, толкова по-бързо ще е сканирането, толкова по-бързо ще е работата с него и толкова повече фукнции ще има.
  • Баркод етикетен принтер – след няколко теста и консултации, спряхме се на модел Zebra GC420T. Цената на това устройство варира от 800лв. до 1000лв. с ДДС. Принципно, едно устройство е достатъчно, но ЧСИ, които желаят да могат да разпечатват етикети по-бързо, могат да използват повече. Консумативите  са в порядъка на 15-17лв. за 1000 етикета (1.5ст. на етикет).
  • Енфорсър сървър с четириядрен Intel процесор и минимум 8гб РАМ. Сървъра е необходимо да може да поеме допълнителните задачи свързани с обработката на сканираните изображения (разпознаване на баркод, разпределяне на изображения по делата, трансформиране към pdf формат, и други).

 

 

(1 гласове)
Полезен
Безполезен

Коментари (0)
Добави нов коментар
 
 
Име:
Ел.поща:
Коментари:
Енфорсър ООД - Техническа Поддръжка | +359 2 9025002 | support@enforcer.bg | ул. Ген.Йосиф Гурко № 64, ет.1, ап.3 1142, София