Енфорсър ООД
Система за клиентска поддръжка

Често задавани въпроси
Как се входира документ с Е-дело?
Добавено от Георги Иванов на 10 December 2013 03:38 PM

Входиране на документ с Е-дело е лесна процедура, за изпълнението, на която е необходимо да се спазват някои основни стъпки:

1. Попълва се формата за "Входящ документ"  (формата се попълва по стандартния за системата начин от раздел "Входящ регистър");

2. Преди да бъде записан документа, се генерира баркод от бутона "Отпечатай баркод";

Забележка: Баркод етикет може да бъде отпечатан и от менюто "баркод етикети" във входящия регистър;

3. Генерирания от принтера баркод се залепя върху документа, за който се отнася (важно е баркода да бъде залепен относително хоризонтално равно, за да може системата да го разчете правилно);

Фиг.3

4. Документа със етикета се сканира. Скенерът изпраща файла на сканирания документ до споделена папка на сървъра на Енфорсър, която предварително му е зададена.

5. Обработка на сканирания документ (стъпки):

5.1. От лентата с инструменти се отваря "Електронно дело" ---> "Обработка на сканирани документи"

5.2. Отваря се таблицата "Обработка на сканирани документи", в която се съдържа сканираният документ; Ако са сканирани повече от един документ, всички те ще бъдат показани.

Таблицата съдържа информация за сканираният документ:

  • Сканиран на - дата и час на сканиране;
  • Баркод N - номер на залепения баркод;
  • Изп.дело - номера на изп.дело, за което се отнася документа;
  • Вид док. - видът на документа (входящ/изходящ документ);
  • Детайли за документа - съдържа входящ номер и дата;

Прави се бърз преглед дали всички документи имат засечени баркод етикети, и дали са засечени правилно.

3. Натиска се бутона "Запиши"

4. Системата обработва на заден план потвърдените документи. Когато те бъдат обработени те са вече достъпни за преглед от менюто "Е-дело". Обработка на документите, като процес е периодична задача, която е настроена автоматично да се извършва в диапазон 4-6 минути. Това е и причината изображенията на сканираните документи да не могат да бъдат видяни веднага след като са сканирани. Системата позволява обработката да бъде направена веднага след сканирането. Това се извършва като стойността на колоната "OCR веднага" бъде променена на "Да". Желателно е обработката на сканираните файлове да се извършва автоматично.

 

Документи може да съдържат повече от една страница. Модулът Е-дело позволява обработване и  подреждане на няколко страници отнасящи се за един и същ документ.

Когато един документ има повече от една страница, се залепя баркод етикет само на първата страница. След това се сканират всички страници. При отваряне на инструмента за "Обработка на сканирани документи" екрана ще бъде подобен на долния. Реда за страницата, която има залепен баркод е зелен, защото системата е разпознала баркод за тази страница. Следващите страници са бели, защото за момента системата не знае за кой документ се отнасят.

Натиска се бутона "Автом. странициране". Системата предполага че всички страници, които нямат разпознат баркод се отнасят към последната страница, за която баркода е разпознат.

Системата автоматично е отбелязала сканираните страници без баркод като принадлежащи към същия документ, както и първата страница (на която има залепен баркод).

Натиска се бутона "Запиши".

Системата обработва документа по същия начин, както и другите документи. Впоследствие този документ може да бъде прегледан от менюто "е-дело"

(0 гласове)
Полезен
Безполезен

Коментари (0)
Добави нов коментар
 
 
Име:
Ел.поща:
Коментари:
Енфорсър ООД - Техническа Поддръжка | +359 2 9025002 | support@enforcer.bg | ул. Ген.Йосиф Гурко № 64, ет.1, ап.3 1142, София