Процедурата по изготвяне на дневниците по ДДС минава през няколко етапа.В тази статия няма да се спираме на описанието на възможностите на раздела Дневници по ДДС и неговия изглед.Основната цел на тази статия е да обясни работния процес в неговите най-важни аспекти - изготвянето и проверката на файловете на дневниците по ДДС, подавани с електронен подпис в системата на НАП. В статията ше разгледаме и възможносста за проверка на генерираните дневници с програмния продукт на НАП за генериране на дневници за ДДС. За целта този програмен продукт, трябва да бъде предварително инсталиран и обновен до последната версия налична на сайта на НАП - Програмен продукт за генериране на отчетни регистри по ДДС.

Етапи:

1. Създаване на файловете на дневниците по ДДС - създаването на необходимите файлове се извършва в раздел "Счетоводство" на глобалното меню - подраздели "Дневник на покупките/продажбите"; "Справка-декларация за ДДС". Процедурата по създаването минава през следните етапи:

• избира се отчетен период, след което се натиска бутона "Промени период", за да бъде проеменен;
• генериране на дневника по ДДС - натиска се бутона "Генерирай/обнови"
• след като бъдат генерирани дневниците се създава файла за НАП от бутона "Формиране файл за НАП". Процедурата по създаването на декларацията за ДДС е същата както и при генерирането на дневниците на покупките и продажбитe;

   2. Записване на създадените файлове - след като бъдат създадени файловете за НАП е редно те да бъдат прехвърлени в една обща папка, тъй като при записването(формирането им) те автоматично се записват в директория "Downloads".

   3. Проверка на файловете с програмния продукт на НАП - стъпки:

След като бъде инсталиран програмния продукт на НАП е важно да бъдат въведени данните на ЧСИ. Това се извършва в раздел - "Служебни функции" -->"Избор на задължено лице"-->"Добави"--> отваря се форма "Данни за задължено лице", където се попълват данните на ЧСИ;

Следващата стъпка от този етап е проверката на генерираните файловете на дневниците по ДДС и Справката-декларация - тази процедура се извършва в раздела "Диск/дискети" --> "Проверка на дневници от файл" --> отваря се формата за проверка на файлове --> от бутона "Папка" се избира папката където са записани файловете на дневниците и справката декларация за ДДС.

След като бъде избрана папката системата автоматично генерира "СПРАВКА-ПРОТОКОЛ", като в долната част на формата се изписва съобщение за всеки дневник, дали са открити грешки или не, и ако са открити от какво естество са и на кой ред в записа на файла се намират; Ако се открият такива, то те се коригират, след което процедурата се повтаря отново, докато не бъдат отстранени. След като бъдат отстранени и проверени файловете са готови за подаване пред съответната териториална дирекция на НАП;